Process

Läs om Netsurveys process för

Netsurveys process för medarbetarundersökningar – steg för steg

Uppstartsarbete

Målet med uppstartarbetet är att alla beslut är klara om innehåll och tidsplan. För att arbetet ska bli effektivt behöver du ha en projektgrupp som tar fram underlag och fattar beslut.

En bra sammansättning av projektgrupp för medarbetarundersökning är - förutom projektledaren som antingen kommer från HR eller kommunikation - en HR administratör, en representant för intern kommunikation och någon som ansvarar för IT delen.

Tillsammans med Netsurveys projektledare går ni igenom hela processen och bestämmer alla viktiga datum i projektplanen. Projektgruppen har ansvaret för att allt är klart i tid för produktion.

Frågor, rapportstruktur och språk är grundmoment i projektet men hur undersökningen kommuniceras är också viktigt. Resultatet av ett bra kommunikationsarbete återspeglas i en hög svarsfrekvens, därför måste ni förankra undersökningen hos cheferna innan ni kommunicerar till alla medarbetare. Eftersom våra undersökningar och rapporter sker online och att vi använder e-post som kommunikationskanal kan det vara lämpligt att IT är inblandade, då för att säkerställa att inget fastnar i spamfilter och att alla har möjlighet att genomföra undersökningen smärtfritt.

Produktion, datainsamling och rapportering

Netsurveys produktionsledare utvecklar verktygen för datainsamlingen och rapporteringens utformning utefter de beslut din projektgrupp tillsammans med Netsurvey beslutat. Därefter börjar ett omfattande testarbete. Alla projekt är på sitt sätt unika och därför finns det inga genvägar när det gäller testarbetet. Först gör vi interna tester inom Netsurvey för att därefter skicka testlänkar till projektgruppen och övriga som ska vara med och kontrollera att allt är rätt. När datainsamlingen går igång får du och alla chefer tillgång till en rapport som visar hur många som har svarat i varje grupp. Vid bestämda tillfällen skickas påminnelser till dem som inte svarat. Efter avslutad datainsamling och innan vi startar programmet som summerar alla rapporter och beräknar de olika index som ingår, kontrolleras rådata. Därefter gör Netsurvey nya tester med fokus på anonymiteten i rapporterna. I medarbetarundersökningarna råder strikta regler för vem som ska få vilka rapporter, därför är det viktigt att testa anonymitetsreglerna för både arbetsgrupperna och summeringsrapporterna. E-postbreven med rapportlänkarna skickas efter avslutade tester till alla definierade mottagare. Netsurveys support är också förberedda på att det kan komma samtal när det gäller medarbetarundersökningar. De vanligaste frågorna rör varför man inte kan få en rapport, eller om olika summeringsrapporter där anonymitetsreglerna kan vara lite kluriga.

Analys och presentation

Samtidigt som chefer går igenom sina rapporter för att se vilka styrkor och utvecklingsområden de har att arbeta med, börjar ett intensivt analysarbete av det totala resultatet. Netsurveys projektledare och produktionsledare arbetar efter en väl beprövad mall för att analysera en medarbetarundersökning. En viktig del av analysarbetet i undersökningen är VD-samtalet där VD berättar om sina strategiska prioriteringar som är grunden för vår analys. Mycket material ska läsas in och ett antal olika statistiska analyser ska genomföras innan projektledaren kan sammanställa sin presentation till ledningen.

Återkoppling och åtgärder

Med Netsurveys väl beprövade process för återkoppling får era chefer ett bra stöd för att återkoppla resultatet till sina medarbetare. Till stöd för återkopplingen har chefer Netsurveys smarta rapport som har räknat ut gruppens styrkor och förbättringsområden. För medarbetarundersökningar rekommenderar vi att grupper med låga resultat får stöd i återkopplingsarbetet från någon intern handledare. Som en del av processen utbildar Netsurvey interna handledare som ska vara tillgängliga att stötta era chefer i återkopplingsarbetet. I genomsnitt brukar det vara 10 % - 15 % av cheferna som vill ha hjälp med återkopplingen.

Uppföljning

När chefer återkopplat sitt resultat och identifierat sina aktiviteter loggar de in i systemet och registrerar vilka aktiviteter de ska genomföra. Med alla handlingsplaner samlade på ett ställe och kopplade till frågorna i medarbetarundersökningen får du en överskådlig bild över de aktiviteter som är på gång i din organisation. Rapporterna visar både andelen ansvariga som återkopplat och hur lång tid det tagit att få alla att återkoppla. Alla aktiviteter kan rapporteras både per fråga eller per funktion för att du ska kunna välja vad som passar din organisation bäst.

Sammanfattning

Netsurveys arbetsprocess för medarbetarundersökningar är utvecklad för att stödja och avlasta dig i arbetet med att genomföra undersökningen. Med stöd av Netsurveys ”verktyg” effektiviserar vi många moment i processen och spar därmed både tid och kostnader. Genom att ha en tydlig process där vi fördelat ansvaret för alla moment och gemensamt bestämt tidsplanen kan vi leverera en hög kvalitet till rimligt pris.

Netsurveys process för kundundersökningar – steg för steg

Uppstartarbete

Målet med uppstartarbetet är att alla beslut är klara om innehåll och tidsplan. För att arbetet ska bli effektivt behöver du ha en projektgrupp som tar fram underlag och fattar beslut.

En bra projektgrupp för kundundersökning är: projektledare från sälj- eller marknadsavdelningen, administratör, representant för intern- och extern kommunikation.

Tillsammans med Netsurveys projektledare går ni igenom hela processen och bestämmer alla viktiga datum i projektplanen. Projektgruppen har ansvaret för att allt är klart i tid för produktion.

Frågor, rapportstruktur och språk är grundmoment i projektet men hur undersökningen kommuniceras internt är också viktigt för att uppnå god effekt på kundrelationerna.

Produktion, datainsamling och rapportering

Alla projekt är på sitt sätt unika och därför finns det inga genvägar när det gäller testarbetet. När datainsamlingen går igång får du och alla kundansvariga/andra respondenter tillgång till en rapport över svarsfrekvensen i t ex varje kundgrupp. Vid bestämda tillfällen skickas påminnelser till dem som inte svarat. Efter avslutad datainsamling summeras alla rapporter och beräknar de olika index som ingår. E-postbreven med rapportlänkarna skickas efter avslutade tester till alla definierade mottagare. Netsurveys support är också förberedda på frågor.

Analys och presentation

Samtidigt som kundansvariga går igenom sina rapporter för att se vilka styrkor och utvecklingsområden de har att arbeta med i sina kundrelationer, börjar analysarbetet av det totala resultatet. Netsurveys projekt- och produktionsledare arbetar efter en väl beprövad mall för att analysera en kundundersökning.

Återkoppling och åtgärder

Uppföljning

När kundansvariga identifierat sina aktiviteter och diskuterat resultatet, loggar de in i systemet och registrerar vilka aktiviteter de ska genomföra. Med alla handlingsplaner samlade på ett ställe och kopplade till frågorna i kundundersökningen får du en överskådlig bild över de aktiviteter som är på gång i din organisation. Rapporterna visar både andelen ansvariga som återkopplat och hur lång tid det tagit att få alla att arbeta med resultatet. Alla aktiviteter kan rapporteras både per fråga eller per funktion för att du ska kunna välja vad som passar din organisation bäst.

Sammanfattning

Netsurveys arbetsprocess för att genomföra kundundersökningar är utvecklad för att stödja och avlasta dig i arbetet med genomförande av undersökningen. Med stöd av Netsurveys verktyg effektiviserar vi många moment i processen och spar därmed både tid och kostnader. Genom att ha en tydlig process där ansvaret är fördelat och tidsplanen satt, kan vi leverera en hög kvalitet till rimligt pris.